AUDIT PERSONALIA

Ruang Lingkup Audit Personalia

Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud untuk :

1. menilai efektivitas
2. mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki
3. mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
4. menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan
5. membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-perbaikan tersebut.

Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi-fungsi personalia, penggunaan prosedur-prosedur personalia oleh para manajer, dan dampak kegiatan-kegiatan tersebut pada sasaran-sasaran dan kepuasan karyawan.

Audit Fungsi Personalia

Audit secara logis dimulai dengan mereview kerja departemen personalia. Gambar 12-1 menguraikan berbagai bidang utama personalia yang biasa dicakup dalam audit. Untuk memeriksa hanya beberapa aspek system manajemen personalia, auditor bias mengabaikan topik-topik lain. Tim audit hendaknya :

1. mengidentifikasikan siapa yang bertanggungjawab atas setiap kegiatan
2. menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap kegiatan
3. mereview berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut
4. menentukan besarnya sample catatan-catatan dalam system informasi personalia untuk mempelajari apakah kebijaksanaan dan prosedur diikuti secara benar
5. menyiapkan laporan audit
6. mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam sasaran, kebijaksanaan dan prosedur
7. melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit telah dipecahkan

Gambar 12.1.

Bidang-bidang Utama Yang Dicakup Audit

Fungsi Personalia

System Informasi Manajemen Personalia

Informasi Analisis Jabatan                  Rencana-rencana sumber daya manusia * Standar-standar pekerjaan              * Estimasi suplai dan kebutuhan * Deskripsi jabatan                           * Persediaan ketrampilan * Spesifikasi jabatan                         * Bagan penempatan Administrasi kompensasi ·         Tingkat upah atau gaji ·         Paket kompensasi tambahan ·         Pelayanan-pelayanan kepada karyawan

Penyusunan Personalia dan Pengembangan

Penarikan                                          Seleksi * Sumber-sumber lamaran                  * Ratio seleksi * Jumlah pelamar                               * Prosedur-prosedur seleksi * Lamaran-lamaran pekerjaan              * Kesempatan seleksi secara “fair” Latihan dan orientasi                          Pengembangan karier * Program orientasi                            * Promosi, demosi dan transfer * Sasaran dan prosedur latihan            * Program perencanaan karier * Teknik atau metode                         * Usaha pengembangan sdm

Pengawasan dan Evaluasi Organisasi

Penilaian Prestasi Kerja                        Hubungan Serikat Kary – Mnajemen * Standard dan ukuran prestasi            * Pelaksanaan peraturan-peraturan                                                            hubungan perburuhan * Teknik-teknik penilaian                     * Hak-hak manajemen * Wawancara evaluasi                         * Masalah-masalah penyelesaian                                                            perselisihan Pengawasan sumberdaya manusia        Audit Personalia * Prosedur disiplin                              * Fungsi personalia * Komunikasi karyawan                       * Manajer-manajer operasi * Prosedur perubahan dan                   * Umpan balik karyawan untuk    perubahan                                         departemen personalia

Audit Pelaksanaan Manajerial

Audit juga mereview pelaksanaan berbagai kebijaksanaan dan prosedur personalia oleh para manajer. Bila para manajer mengabaikan kebijaksanaan-kebijaksanaan personalia atau pelanggar hokum hubungan perburuhan, audit hendaknya mengemukakan kesalahan-kesalahan tersebut agar tindakan koreksi dapat dimulai.

Audit Kepuasan Karyawan

Departemen personalia yang efektip memenuhi baik kebutuhan-kebutuhan organis maupun karyawan. Bila kebutuhan-kebutuhan karyawan tidak terpuaskan, perputaran, absensi dan kegiatan serikat karyawan cenderung meningkat. Untuk mempelajari pemenuhan ini, tim audit memperoleh data dari para karyawan. Tim mengumpulkan informasi tentang gaji, “benefits”, praktek-praktek pengendalian, bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima karyawan tentang prestasi kerja mereka.

Pendekatan-pendekatan Riset untuk Audit

Ada lima pendekatan riset personalia yang dapat diterapkan untuk melakukan audit, yaitu :

1.    Pendekatan Komparatif

Tim audit membandingkan perusahaan (atau devisi) dengan perusahaan lain (atau devisi lain) untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek. Pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk membandingkan hasil-hasil kegiatan-kegiatan personalia tertentu atau program-programnya. Ini sangat membantu untuk mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

2.    Pendekatan Wewenang Dari Luar (outside authority approach)

Tim audit menggantungkan pada penemuan-penemuan oleh ahli atau konsultan dari luar perusahaan sebagai standar dengan mana kegiatan-kegiatan atau program-program personalia dievaluasi. Konsultan atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan dapat membantu diagnosa terhadap berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah personalia.

3.    Pendekatan Statistik

Dari catatan-catatan yang ada, tim audit menyusun standar-standar secara statistic dengan mana berbagai kegiatan atau program dievaluasi. Dengan standar-standar matematis ini, tim bisa menemukan kesalahan-kesalahan semenjak hal itu masih belum serius.

4.    Pendekatan Kepatuhan (compliance approach)

Melalui pengambilan sample elemen-elemen system informasi personalia, tim audit memeriksa pelanggaran-pelanggaran terhadap berbagai hokum atau peraturan dan kebijaksanaan atau prosedur perusahaan. Dengan upaya pencarian fakta ini, tim dapat menentukan apakah ada penyelewengan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan dan peraturan-peraturan legal atau tidak.

5.    Pendekatan MBO (Management By Objective)

Pendekatan MBO dapat diterapkan dalam bidang personalia, dimana tim audit dapat membandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek dapat dideteksi dan dilaporkan.

Peralatan-peralatan Riset Personalia

1. Wawancara (Interview)
2. Kuesioner dan Survai
3. Analisa Catatan

Mencakup catatan-catatan yang direview oleh tim audit diantaranya :

• Catatan-catatan keamanan dan kesehatan karyawan
• Tingkat absensi atau perputaran
• Rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui
• Pemberian kompensasi
• Catatan-catatan seleksi dan penempatan internal
• Files karyawan
• Studi program dan kebijaksanaan di bidang personalia
• Skor-skor tes pendahuluan dan tes purna
• Laporan-laporan program khusus
3. Informasi Eksternal

Peralatan lain bagi tim audit adlah informasi eksternal. Informasi ini berguna sebagai bahan perbandingan dan untuk mengungkap perspektif lain yang tidak diperoleh dari perlatan-peralatan sebelumnya. Barangkali sumber informasi eksternal yang berarti adlah berasal dari kantor-kantor tenaga kerja pemerintah, asosiasi-asosiasi industri dan professional, hail riset universitas atau lembaga konsultan, dan perusahaan-perusahaan pesaing.

5. Percobaan Personalia

Peralatan terakhir yang tersedia bagi tim audit dan departemen personalia adalah percobaan-percobaan lapangan. Percobaan ini memungkinkan departemen personalia untuk membandingkan kelompok percobaan dan kelompok pengendalian dibawah kondisi normal. Sebagai contoh, departemen personalia bisa mengimplementasikan program latihan keamanan bagi separo penyelia departemen. Separo kelompok ini adalah kelompok percobaan. Kelompok pengendali terdiri dari para penyelia yang tidak diberi latihan. Kemudian catatan-catatan pelaksanaan keamanan kedua kelompok dibandingkan beberapa bulan setelah latihan berakhir. Bila kelompok percobaan mempunyai tingkat kecelakaan yang lebih rendah secara signifikan, maka fakta menunjukkan bahwa program latihan keamanan adalah efektif.

Laporan Audit

Laporan audit pada umumnya terdiri dari beberapa bagian. Bagian pertama adalah untuk para manajer operasi, bagian kedua untuk para manajer dalam departemen personalia, dan ketiga untuk manajer personalia.

Isi dan Cara Penyusunan Laporan Audit

Laporan  audit pada umumnya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :

1. Judul
2. Daftar isi
3. Ringkasan dan kesimpulan, yang terutama berguna untuk pimpinan eksekutif puncak.
4. Masalah-masalah pokok (tujuan audit, analisis, evaluasi dan sebagainya)
5. Kesimpulan dan saran
6. Tubuh (berisi data, fakta, pandangan serta alasan yang merupakan dasar kesimpulan dan saran)
7. Sumber data
8. Lampiran yang dianggap penting

Laporan tersebut harus menerangkan secara jelas ruang lingkup dan tujuan audit, disusun seringkas mungkin, tetapi jelas dan lengkap; menyajikan semua fakta secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan dan kesimpulan secara obyektif. Agar dapat digunakan untuk meninjau kembali fakta dan menilai laporan, laporan audit perlu menyertakan semua informasi yang mendukung kesimpulan. Laporan hanya berguna bila dapat dipakai sebagai pedoman untuk pengambilan tindakan koreksi. Oleh karena itu, laporan audit juga harus memuat saran yang diajukan atas dasar pemahaman terhadap realitas atau kondisi nyata.